Nederlandse BTW voor facturatie-agents: de cheatsheet

Het is donderdag 18:42. De facturatie-agent van je klant heeft net een factuur van €4.800 gemaild naar een Belgische hoofdaannemer. Hij heeft 21% BTW op de regels gezet en een nette Nederlandse footer toegevoegd. Hij had 0% moeten rekenen, BTW verlegd moeten printen, en het BTW-nummer van de klant op het document moeten vermelden. Maandagochtend is dit een correctiefactuur, een geïrriteerde koper, en een voetnoot in de volgende aangifte.

De meeste facturatie-agents die we opleveren lopen in de eerste week stuk op Nederlandse BTW. Niet omdat LLM's geen belastingwet kunnen lezen, maar omdat de regels lijken op één regel met wat uitzonderingen, en in werkelijkheid zes regels in een trenchcoat blijken te zijn. Hier is de cheatsheet die we tegenwoordig in elke Nederlandse facturatie-agent bakken voordat hij ook maar in de buurt van een echte klantenlijst komt.

Drie tarieven, en de 9%-val

Nederland kent drie wettelijke BTW-tarieven: 21% algemeen, 9% verlaagd, en 0%. Een agent die alles standaard op 21% zet, zit er ongeveer wekelijks naast voor elke onderneming die met eten, overnachtingen, boeken of vervoer te maken heeft.

De 9%-lijst (officieel Tabel I van de Wet OB) is de lijst die agents onderschatten. Daaronder vallen voedsel en alcoholvrije dranken, boeken en e-books, medicijnen, reparatie van schoenen, kleding en fietsen, kappersdiensten, overnachtingen in hotels en op campings, personenvervoer, en toegang tot culturele evenementen. Een bloemist die een bezorging factureert aan een restaurant zit op 9%. Diezelfde bloemist die hetzelfde restaurant factureert voor een stylingadvies zit op 21%. Je agent moet de regel lezen, niet de klant.

BTW verlegd: het mijnenveld van de verleggingsregeling

Hier verliezen de meeste agents geld. Onder de verleggingsregeling geeft de koper de BTW aan in plaats van de verkoper. De verkoper rekent 0%, print BTW verlegd, en vermeldt het BTW-nummer van de koper. Sla je hier de plank mis in welke richting dan ook, dan betaalt iemand €1.000 te veel op een factuur van €5.000.

De regel gaat in elk geval op in vijf veelvoorkomende gevallen:

• Onderaanneming in de bouw tussen Nederlandse ondernemingen. De onderaannemer factureert de hoofdaannemer met verlegd, ook al zijn beide partijen Nederlands.
• Schoonmaak van onroerend goed tussen Nederlandse ondernemingen. Zelfde logica als de bouw.
• Intra-EU B2B-diensten (Artikel 44 van de EU-BTW-richtlijn). Nederlandse verkoper, EU-bedrijf als koper met geldig VAT-nummer, verlegging van toepassing.
• Mobiele telefoons, laptops, tablets, spelconsoles en geïntegreerde schakelingen boven €10.000 tussen Nederlandse ondernemingen.
• Oude metalen en afval tussen Nederlandse ondernemingen.

Voor het EU-geval moet de agent het VAT-nummer van de koper valideren tegen VIES op het moment van factureren, en de timestamp van de controle opslaan. Een VIES-resultaat van drie maanden geleden is geen bewijs. Wij loggen elke controle als JSON-record naast de factuur.

type VatCheck = {
  invoice_id: string;
  vat_number: string;        // e.g. "BE0123456789"
  vies_valid: boolean;
  vies_name: string | null;
  vies_address: string | null;
  checked_at: string;        // ISO timestamp
  request_id: string;        // VIES consultation number
};

// Persist this row before the invoice PDF is generated.
// If vies_valid === false, fall back to charging local BTW
// at the seller's domestic rate and flag for human review.

KOR: de klant die geen BTW rekent

De kleineondernemersregeling (KOR) laat Nederlandse ondernemingen onder €20.000 jaaromzet volledig uit de BTW stappen. Ze rekenen geen BTW, ze vorderen geen BTW terug, en hun facturen moeten een vaste zin dragen: Vrijgesteld van btw o.g.v. art. 25 Wet OB.

Als je agent de facturatie draait voor een KOR-geregistreerde klant moet hij:

1. Nooit een BTW-regel toevoegen.
2. De vrijstellingsclausule op elke factuur printen.
3. De gecumuleerde omzet bijhouden tegen het plafond van €20.000 en waarschuwen voordat dat plafond gepasseerd wordt. Op het moment dat een KOR-onderneming halverwege het jaar over de grens gaat, valt ze voor de rest van het jaar terug in het reguliere regime. De agent moet dat weten voor regel 401 van de spreadsheet, niet erna.

ICP en OSS: de EU-regels die optioneel lijken

Twee aanpalende regels laten agents die grensoverschrijdend werk verwerken struikelen.

ICP (intracommunautaire prestaties) dekt B2B-verkoop van goederen of diensten aan een BTW-geregistreerd bedrijf in een ander EU-land. Reken 0%, print Intracommunautaire levering of Intracommunautaire dienst, en dien een ICP-opgave in naast de reguliere aangifte. De agent moet het geverifieerde BTW-nummer van de koper op de factuur zetten.

OSS (One Stop Shop) dekt B2C-digitale diensten en afstandsverkopen van goederen binnen de EU. Zodra een Nederlandse verkoper de €10.000-grens passeert in totale grensoverschrijdende B2C-verkoop binnen een kalenderjaar, moet hij het lokale BTW-tarief van de koper rekenen in plaats van Nederlandse BTW. Een Duitse consument krijgt 19%, een Franse 20%, een Hongaarse 27%. De agent heeft een actuele EU-BTW-tarieventabel nodig, en de discipline om die per kwartaal te checken.

Margeregeling, vooruitbetalingen, en andere stille randen

Een handvol gevallen komt minder vaak voor, maar telt zwaar wanneer ze opduiken.

De margeregeling voor tweedehands goederen, kunst en antiek betekent dat BTW wordt berekend over de marge, niet over de totaalprijs. De factuur mag BTW niet als aparte regel tonen. Hij moet een zin bevatten zoals Margeregeling, kunst.

Vooruitbetalingen zijn belast op het moment van ontvangst, niet bij levering. Als je agent in november een aanbetaling van 30% factureert en in februari oplevert, dan is de BTW op de novemberfactuur verschuldigd over Q4. We hebben agents gezien die de BTW uitstellen naar de eindfactuur, en zo twee kwartalen op rij stilletjes verkeerd opgeven.

De oninbare vorderingen-regeling laat je BTW terugvorderen één jaar na de vervaldatum van de factuur, mits de klant niet betaald heeft en je het aanmaningsproces kunt documenteren. De agent zou facturen die 365 dagen onbetaald passeren moeten markeren als kandidaten voor de volgende aangifte.

Facturen in vreemde valuta moeten het BTW-bedrag in EUR tonen tegen de ECB-koers of de douanekoers op factuurdatum. Factureren in USD en zes weken later het EUR-equivalent rapporteren tegen een andere koers, is een traag controleprobleem.

De verplichte velden die niemand onthoudt

Een factuur waarop ook maar één van deze velden ontbreekt, is technisch geen factuur onder Nederlandse wet. Dat betekent dat je klant de BTW niet kan terugvorderen. De agent zou moeten weigeren iets te versturen dat deze check niet doorstaat.

• Doorlopend factuurnummer zonder gaten binnen een reeks.
• Factuurdatum, los van de leverdatum als die verschilt.
• Naam, adres en BTW-nummer van de verkoper.
• Naam en adres van de koper. Het BTW-nummer is verplicht voor B2B binnen de EU en voor verlegde transacties.
• Omschrijving en aantal per regel.
• Eenheidsprijs exclusief BTW.
• BTW-tarief en BTW-bedrag per regel als de tarieven verschillen.
• Totaal exclusief BTW, totaal BTW, en totaal inclusief BTW.
• Eventuele vrijstellings- of verleggingsclausule in helder Nederlands.

Hoe we dit in een agent inbouwen

De cheatsheet hierboven is geen prompt. Het is een set pre-flight checks die de agent doorloopt voordat de LLM ook maar één regel factuurtekst schrijft. De flow die we gebruiken:

1. Classificeer de transactie (B2B vs B2C, binnenlands vs intra-EU vs export, goederen vs diensten).
2. Pas de regeltabel toe om tarief en clausule te kiezen. Botsen twee regels, dan stopt de agent en gaat het door naar een mens.
3. Valideer elk VAT-nummer tegen VIES en bewaar het consultatie-ID.
4. Stel de factuur samen met deterministische templates. De LLM vult alleen de regelomschrijvingen in, nooit het BTW-rekenwerk.
5. Valideer het definitieve document tegen de verplichte-velden-checklist voordat het verstuurd wordt.

De agent mag creatief zijn binnen de haakjes. Alles buiten de haakjes is code.

Toen we de facturatie-agent bouwden voor een Rotterdams bouwbedrijf, was waar we tegenaan liepen de verlegd-versus-21%-split op gemengde klussen: dezelfde klant, dezelfde week, één factuur met verleggingsregeling voor de uitbestede arbeid, en één zonder voor de geleverde materialen. We zijn uiteindelijk een per-regel classifier gaan toevoegen die elke regel met een confidence onder 0,9 doorzet naar de mens. Datzelfde patroon zit in elke Nederlandse facturatie-AI-agent die we opleveren.

Het kleinste wat je vandaag kunt doen: pak de laatste twintig facturen die je bedrijf verstuurd heeft, tel hoeveel van de negen verplichte velden op elke factuur staan, en schrijf het getal op een geeltje. Dat getal is het plafond van wat een agent betrouwbaar voor je kan produceren.